Ο έλεγχος των εξόδων που διέπουν την λειτουργία ενός καταστήματος εστίασης είναι πολλές φορές μία επίπονη διαδικασία.  Χρειάζεται κάποιος να εξισορροπήσει και να σταθεροποιήσει το εργατικό κόστος, το κόστος των τροφίμων και των ποτών σε σχέση με τις πωλήσεις για να προκύψει οποιοδήποτε πραγματικό κέρδος.  Αυτή η διαδικασία πολλές φορές τείνει να είναι αποκαρδιωτική για κάθε επιχειρηματία ακόμα και για αυτούς που κατάφεραν να δημιουργήσουν μία ομάδα εργαζομένων που να τους υποστηρίζει.  Συχνά, συναντάω επιχειρηματίες  που είναι τόσο πολύ απασχολημένοι και φορτωμένοι με τις καθημερινές δραστηριότητες που περιλαμβάνει η διαχείριση μίας επιχείρησης υγειονομικού ενδιαφέροντος που χάνουν πια την επαφή με τον σκοπό που τους οδήγησε στην δημιουργία της, αποτυχαίνοντας  τελικά να καταστήσουν βιώσιμη την επιχείρησή τους.  Αυτό δε συνέβηκε επειδή αφιέρωναν ατελείωτες ώρες στην δουλειά τους και όχι επειδή δούλευαν λίγο ή δεν νοιαζότανε για την γενικότερη πορεία αυτής.  Είναι απαραίτητο πολλές φορές να έχετε κάποιον να δουλεύει για εσάς σαν αντικειμενικός  παρατηρητής ο οποίος και θα σας παρέχει μία αξιόπιστη ανάλυση της λειτουργίας και θα σας ενημερώνει για την πορεία των λειτουργικών εξόδων ανά πάσα στιγμή.

Ένας λόγος που κάποιες φορές μία κριτική ενός εστιατορίου ή του οποιουδήποτε σημείου εστίασης σε ένα περιοδικό  ή στο internet μπορεί να αποδειχτεί χρήσιμη είναι γιατί παρουσιάζει από τη ματιά του πελάτη το επίπεδο του φαγητού και των γενικότερων προσφερομένων υπηρεσιών, δύο από τα πιο σημαντικά σημεία που κρίνουν την πορεία ενός καταστήματος εστίασης.  Φυσικά, ο άνθρωπος που συντάσσει την κριτική του χώρου περιορίζεται στην περιγραφή της εμπειρίας γευματίζοντας στο συγκεκριμένο μέρος χωρίς να είναι σε θέση να γνωρίζει εάν το κατάστημα είναι κερδοφόρο ή αντιμετωπίζει ζημίες.

Ένας σύμβουλος εστίασης μπορεί να βοηθήσει μία επιχείρηση πολύ περισσότερο από έναν νεοπροσληφθέντα chef ή έναν λογιστή και αυτό γιατί ο σωστός σύμβουλος θα μελετήσει τόσο τα έξοδα που παρουσιάζει το κατάστημα όσο και τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεται τα τρόφιμα κατά την παραγωγική διαδικασία.  Θα βοηθήσει στο να επαναπροσδιορισθούν οι συγκεκριμένες διαδικασίες δημιουργώντας δείκτες που θα αποφέρουν σταδιακά όλο και καλύτερα αποτελέσματα χρήσης.  Θα ενισχύσει την επιχείρηση στην προσπάθειά της να ανακτήσει το χαμένο έδαφος από μία ζημιογόνα περίοδο και θα προτείνει τρόπους για να εξασφαλίσει την βιωσιμότητά της.

Πως γίνεται αυτό, θα ρωτούσατε. Απλά, ο σύμβουλος εστίασης ελέγχει κάθε αγορά πρώτων υλών και αναλωσίμων που κάνατε για μία συγκεκριμένη περίοδο.  Αυτά τα στοιχεία αναλύονται σε συνδυασμό με τις συνταγές και τις διαδικασίες που διέπουν την λειτουργία.  Κάθε τελικό προϊόν καθώς και η εργασία που απαιτείται για να προετοιμαστούν και να σερβιριστούν, θα κοστολογηθούν ξεχωριστά για να υπολογιστεί τελικά το πραγματικό κόστος των πρώτων υλών και της εργασίας.

Όταν έμαθα για πρώτη φορά να υπολογίζω το κόστος της πρώτης ύλης, ήταν με βάση τις αγορές σε πρώτες ύλες κάτι που πολλοί επαγγελματίες στον κλάδο συνηθίζουν να κάνουν.  Γιατί να το κάνετε με τον συγκεκριμένο τρόπο; Είναι όντως μία καλή ερώτηση.  Υπάρχουν δύο τρόποι για να υπολογίσετε το κόστος των πρώτων υλών.  Μία είναι η μέθοδος που περιγράψαμε πιο πάνω δηλ. το ποσοστό που μας δίνει το σύνολο των αγορών σε σχέση με τις καθαρές πωλήσεις.  Είναι μία καλή μέθοδος, μόνο που μας δίνει μία εικόνα του άμεσου κόστους των πρώτων υλών.  Δεν μας δίνει το περιθώριο για να διαγνώσουμε τον λανθασμένο τρόπο παρασκευής συγκεκριμένων πιάτων, την ύπαρξη μεγάλων καταστροφών, την υιοθέτηση τιμών πώλησης μη εναρμονισμένες με το κόστος της πρώτης ύλης ή αντίθετα, καθίσταται αδύνατο να εντοπίσουμε τις διορθώσεις που πρέπει να γίνουν σε συνταγές για να απαιτήσουμε συγχρονισμό με τις τυχόν υψηλές τιμές των πρώτων υλών.  Επιπλέον, δεν μας δίνεται η δυνατότητα για να μελετήσουμε τον τρόπο με τον οποίο συσκευάζονται, στήνονται και γενικότερα πωλούνται τα τελικά προϊόντα.  Ο σύμβουλος εστίασης έχοντας ξεκάθαρη εικόνα της υπάρχουσας κατάστασης που αντιμετωπίζει κάθε φορά είναι σε θέση να αποσαφηνίσει όλα αυτά τα θέματα και να προτείνει τις λύσεις που να ταιριάζουν απόλυτα σε κάθε αποστολή που αναλαμβάνει να φέρει σε πέρας.

Η εναλλακτική μέθοδος και η καλύτερη κατά την άποψη μας για τον υπολογισμό του κόστους της πρώτης ύλης (food cost) είναι η αναλυτική καταγραφή των πρότυπων συνταγών και στη συνέχεια η κοστολόγηση αυτών σε βάθος.  Αυτό δίνει τη δυνατότητα στον σύμβουλο να αναλύσει και να ελέγξει το κάθε ένα συστατικό που αποτελεί συνθετικό των προσφερόμενων εδεσμάτων και να προσαρμόσει τις τιμές ή τις ποσότητες των υλικών ανάλογα.  Αυτό δεν σημαίνει ότι η πρώτη κίνηση που θα κάνει ένας σύμβουλος θα είναι να τιμολογήσει ακριβότερα το πιάτο ή να μειώσει την ποσότητα των υλικών που μπαίνουν σε μία μερίδα ενός τελικού προϊόντος, πρακτικές που συνηθίζονται να υιοθετούνται όταν αντιμετωπίζονται προβλήματα στην διάρθρωση μίας συνταγής.  Η εργασία του συμβούλου είναι να αναγνωρίσει τα προβλήματα, να τα μεταφέρει στον διαχειριστή του καταστήματος, σε προμηθευτές και σε προσωπικό της κουζίνας, έχοντας υπ’ όψη την συνολική εικόνα της επιχείρησης και να βοηθήσει στην αναδιάρθρωση των λειτουργιών του χώρου με τέτοιο τρόπο που να μην γίνει αντιληπτό από τους πελάτες της επιχείρησης η συμβολή του στην ανανέωση της εικόνας.

Εάν κάποιες οργανωμένες αλυσίδες φαγητού μπορούν να λειτουργήσουν με το κόστος της πρώτης ύλης να φτάνει σε επίπεδα κοντά στο 20 τοις εκατό, ακριβώς το ίδιο μπορεί και να κάνει ένας ανεξάρτητος επιχειρηματίας.  Χρειάζονται όμως εξειδικευμένοι επαγγελματίες για να κατεβάσουν το μέσο όρο στο κόστος της πρώτης ύλης από το 30 τοις εκατό στο χαμηλό πραγματικά ποσοστό του 20 τοις εκατό.  Ο σύμβουλος εστίασης μπορεί να βοηθήσει και σε αυτό το θέμα, ανάμεσα στις άλλες συμβουλευτικές υπηρεσίες γύρω από το στήσιμο, την λειτουργία και την διαχείριση ενός καταστήματος υγειονομικού ενδιαφέροντος, συμβουλές που μπορεί επίσης με επιτυχία να παρέχει.